Im Inhalt - Mit Zusammenfassung beginne

Wenn es ein etwas ausführlicheres E-Mail wird, hilft es manchmal als Einleitung eine stichwortartige Zusammenfassung mit den wichtigsten Infos zu machen.

Vielleicht etwas ungewohnt und auf den ersten Blick „unhöflich“ aber die Aufmerksamkeit der Leser ist bei E-Mails in den ersten paar Zeilen noch am Grössten. Anstelle eines „Abstracts“ haben sich auch „Teaser“ oder „Schlagzeilen“ Kommentare“ als Einleitung bewährt.

Im Inhalt - Fragen kennzeichnen

Das Ergebnis des E-Mailverkehrs soll eine Antwort sein? Dann ist es wichtig, die Frage auch deutlich zu stellen. Zum Beispiel indem man sie möglichst einfach auf einer eigenen Zeile formuliert und markiert, idealerweise auch so früh im E-Mail wie möglich:

„? : Seit wann ist dieser PAR auf dem ERNInet (Termin auf die Woche genau reicht)?“

Im Inhalt - Information an die Empfänger zuerst

Wenn das E-Mail an mehrere Empfänger geht, am besten gleich zu Beginn auf den ersten ein/zwei Zeilen des E-Mailtextes (noch vor der Begrüssung) kurz jeden Empfänger darüber informieren, weshalb man das E-Mail erhält. Vor allem CC-Empfänger lesen – wenn überhaupt – oft nur die ersten paar Zeilen des E-Mails bevor sie sich entscheiden, was sie damit machen.

Beispiele: „CC alle: nur zu eurer Information“ oder „An xyz: bitte Antwort bis morgen Abend 19h00“

Der Betreff - Information zum Zweck

Anhand des Betreffs sollte der Empfänger gleich erkennen, um welches Thema, Detail etc. es geht. Zusammen mit dem Schlagwort bietet dies dem Empfänger bereits die Gelegenheit der Priorisierung.

Betreff mit wenig Informationsgehalt: „AW: Dok attached“ oder „wie gewünscht“ oder „AW: re: AW: hallo zaeme“

Nützlicher Betreff: „Input: Verlauf – Template Vorschlag“ oder „Info: yxz Meeting – Detail Update“

Empfänger – CC vermeiden

Wenn es sich vermeiden lässt, keine Empfänger als „CC-Empfänger“ (carbon copy) einsetzen.

Die extensive Verwendung von „CC-Empfängern“ in E-Mails verwirrt oft mehr als dass es nützlich ist. Zudem lesen viele Personen E-Mails, die sie als CC: kriegen, gar nicht.

Wenn CC-Empfänger verwendet werden, dann soll es einen Grund haben, den man am Besten ganz am Anfang vom E-Mail adressiert.

Der Betreff - Schlagwort verwenden

Im Betreff mit einem Schlagwort beginnen. Dies hilft

a)      dem Empfänger zu erkennen um welche Art von E-Mail es sich handelt

b)      dem Absender beim kontrollieren von versendeten Anfragen, Aufträgen etc.

Unverbindliche Vorschläge:

-          Info : E-Mail dient zur Information, keine Aktionen, z. B. Antworten werden erwartet

-          Anfrage : E-Mail enthält Fragen, Antwort wird nötig sein

-          Input : E-Mail enthält „Arbeit“ wie z. B. Material zum Bearbeiten, Durchgehen, Vorbereiten etc

Natürlich kann man unzählige andere Schlagworte einsetzen, aber je weniger, desto übersichtlicher bleibt es für alle Beteiligten.

Pro Thema ein E-Mail

Je Thema, Frage etc. : ein separates E-Mail schreiben.

Der Empfänger kann die E-Mails dadurch besser beantworten und „verwalten“ (markieren, in Ordner verschieben, priorisieren etc). Fragen und Informationen sind in thematisch einheitlichen E-Mails leichter zu finden und zu bearbeiten.

Der Absender kann leichter den Überblick bei den Pendenzen bewahren (z. B. via „Gesendete Objekte“) und die Wahrscheinlichkeit rasch und nützliche Antworten zu erhalten steigt.