Nach dem Senden – Markieren

Wenn man eine „Anfrage“ per E-Mail schickt, wäre es auch wichtig, dass man als Absender weiss, ob die Anfrage noch pendent ist oder nicht.

Für das „E-Mail Management“ gibt es wiederum unzählige Tipps, Tricks und Methoden.

Eine ganz einfache in Outlook 2003:

-          unmittelbar nach Versand des E-Mails in den Ordner „Gesendete Objekte“ gehen

-          E-Mail zur „Nachverfolgung“ markieren (eines von sechs farbigen Fähnchen)

-          Die Ansicht nach „Nachverfolgung“ sortieren, sodass die gekennzeichneten E-Mails zuoberst sind

-          Von Zeit zu Zeit den Ordner auf Pendenzen kontrollieren

 

Kann gut sein, dass man zwischendurch überraschende Kommentare zu hören bekommt wie „Ich war überrascht, wie du immer wusstest, was gerade noch für E-Mails pendent sind, wie hast du das gemacht?“. Eine gute Gelegenheit um ein paar passende Ideen zu verbreiten, oder?

Im Inhalt – Strukturieren

Monolithische Textblöcke sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Auch wenn ein E-Mail dadurch in die Länge gezogen wird, schadet zwischendurch ein Absatz kaum.

Das Wichtigste im E-Mail ist ohnehin im Betreff und gleich am Anfang geschrieben, gefragt oder darauf hingewiesen worden, oder nicht?

Übrigens auch ganz praktisch: in einem gut strukturierten E-Mail kann man Antworten effizient direkt im Zitierten E-Mail formulieren. Dabei bitte nicht vergessen, diese Kommentare deutlich erkennbar zu markieren (z. B. mit Visum, Zeichenfolge, Farbe o. ä.).

Vor dem Senden – Kontrolle

Je sensibler / wichtiger ein E-Mail ist, resp. den Eindruck, welcher es hinterlässt, umso mehr Zeit sollte man in die Kontrolle resp. die Überarbeitung investieren. E-Mails basieren auf Text und haben dadurch ein unübersehbares Defizit gegenüber einem direkten Gespräch oder auch einem per Telefon. Missverständnisse können sehr schnell und vor allem einseitig entstehen.

Im Zweifelsfall besser kurz fassen und möglichst viele (emotionale) Füllwörter weglassen. Natürlich immer im Rahmen, denn in 99% der Fälle geht es nicht um einen Pulitzer-Preis.

Im Inhalt - Mit Zusammenfassung beginne

Wenn es ein etwas ausführlicheres E-Mail wird, hilft es manchmal als Einleitung eine stichwortartige Zusammenfassung mit den wichtigsten Infos zu machen.

Vielleicht etwas ungewohnt und auf den ersten Blick „unhöflich“ aber die Aufmerksamkeit der Leser ist bei E-Mails in den ersten paar Zeilen noch am Grössten. Anstelle eines „Abstracts“ haben sich auch „Teaser“ oder „Schlagzeilen“ Kommentare“ als Einleitung bewährt.

Im Inhalt - Fragen kennzeichnen

Das Ergebnis des E-Mailverkehrs soll eine Antwort sein? Dann ist es wichtig, die Frage auch deutlich zu stellen. Zum Beispiel indem man sie möglichst einfach auf einer eigenen Zeile formuliert und markiert, idealerweise auch so früh im E-Mail wie möglich:

„? : Seit wann ist dieser PAR auf dem ERNInet (Termin auf die Woche genau reicht)?“

Im Inhalt - Information an die Empfänger zuerst

Wenn das E-Mail an mehrere Empfänger geht, am besten gleich zu Beginn auf den ersten ein/zwei Zeilen des E-Mailtextes (noch vor der Begrüssung) kurz jeden Empfänger darüber informieren, weshalb man das E-Mail erhält. Vor allem CC-Empfänger lesen – wenn überhaupt – oft nur die ersten paar Zeilen des E-Mails bevor sie sich entscheiden, was sie damit machen.

Beispiele: „CC alle: nur zu eurer Information“ oder „An xyz: bitte Antwort bis morgen Abend 19h00“

Der Betreff - Information zum Zweck

Anhand des Betreffs sollte der Empfänger gleich erkennen, um welches Thema, Detail etc. es geht. Zusammen mit dem Schlagwort bietet dies dem Empfänger bereits die Gelegenheit der Priorisierung.

Betreff mit wenig Informationsgehalt: „AW: Dok attached“ oder „wie gewünscht“ oder „AW: re: AW: hallo zaeme“

Nützlicher Betreff: „Input: Verlauf – Template Vorschlag“ oder „Info: yxz Meeting – Detail Update“

Empfänger – CC vermeiden

Wenn es sich vermeiden lässt, keine Empfänger als „CC-Empfänger“ (carbon copy) einsetzen.

Die extensive Verwendung von „CC-Empfängern“ in E-Mails verwirrt oft mehr als dass es nützlich ist. Zudem lesen viele Personen E-Mails, die sie als CC: kriegen, gar nicht.

Wenn CC-Empfänger verwendet werden, dann soll es einen Grund haben, den man am Besten ganz am Anfang vom E-Mail adressiert.

Der Betreff - Schlagwort verwenden

Im Betreff mit einem Schlagwort beginnen. Dies hilft

a)      dem Empfänger zu erkennen um welche Art von E-Mail es sich handelt

b)      dem Absender beim kontrollieren von versendeten Anfragen, Aufträgen etc.

Unverbindliche Vorschläge:

-          Info : E-Mail dient zur Information, keine Aktionen, z. B. Antworten werden erwartet

-          Anfrage : E-Mail enthält Fragen, Antwort wird nötig sein

-          Input : E-Mail enthält „Arbeit“ wie z. B. Material zum Bearbeiten, Durchgehen, Vorbereiten etc

Natürlich kann man unzählige andere Schlagworte einsetzen, aber je weniger, desto übersichtlicher bleibt es für alle Beteiligten.

Pro Thema ein E-Mail

Je Thema, Frage etc. : ein separates E-Mail schreiben.

Der Empfänger kann die E-Mails dadurch besser beantworten und „verwalten“ (markieren, in Ordner verschieben, priorisieren etc). Fragen und Informationen sind in thematisch einheitlichen E-Mails leichter zu finden und zu bearbeiten.

Der Absender kann leichter den Überblick bei den Pendenzen bewahren (z. B. via „Gesendete Objekte“) und die Wahrscheinlichkeit rasch und nützliche Antworten zu erhalten steigt.

mark your emails

Just read that email, maybe fired an initial answer (not the worst thing to do) and now this email is "unmarked" as "read" in your inbox so you won't find/remember it in 30 minutes time?

I certainly know or rather knew this problem because this helps me cope with it:

Mark your email

By "mark" I mean use things like Flags, Categories, Tag's or whatever your email tool (includes online mail services) offers you to highlight mails which require further action.

Find what's best for yourself but even a basic "flagging" usually helps you get quite far. For example mark (flag, categorize, label) every mail that you have read, and which requires your attention again later on (tasks, replies, informations etc).

Here's some ideas about how to do it in various tools:

MS Outlook 2003

Your basic "flagging collection" consists of six differently colored "flags". Fastest way to flag an email in your inbox is right clicking and selecting "Zur Nachverfolgung" *) and then select one of the colored flags. 

In order to sort your inbox according to flags, right-click on the column titles in your inbox view, and add the flag-column (usually features a small flag as symbol). If you sort based on this column, all flagged emails will be shown top-most where they hover within your ran

ge of view each time you open the inbox.

Two seconds of work, but minutes and a lot of embarrassement saved for forgotten mails.

* : anybody knows what this is called in the English version of Outlook?

MS Outlook 2007

Same basics as with Outlook 2003 but flags are completely free to define. Use the o

nes provided or create your own. The basics' the same only in this new version of Outlook, the concept of "flags" and "categories" has merged (see upcoming post about using categories). You'll get the hang of it.

GMail

Quite a powerful online application, GMail offers so called "Labels" with which you can mark any number of mails.

The main difference to client software is, that you don't acutally "sort" based on the label, but you select a "view" which shows you all mails with the appropriate label.

To select such a view, GMail usually displays a box "Labels" on the left hand side". 

How do you use flags, labels, categories and other such stuff? Let us know your comments.

turn off any email notification

Your inbox is getting out of control and more mails are still coming in? Quite many probably know about this problem and there are many solutions out there.

You'll find some of the solutions that work best for me here soon. And let me know about your solutions and opinions.

Turn your email notification off!

Yes, correctly. Ignore these mails for a given amount of time. All the notifications only distract you from dealing with your current task. Let the emails be were they are. No one sends you an email if its reeeeally urgent (=life threatening) or needs an immediate reply within the next few minutes.

Try out what works best for you. Some check their inbox once or twice a day (morning or evening), others once every hour and others after they have finished a (self-assigned) task.

You're in charge of the inbox, not the other way round.

Das Uebel unserer Zeit?

Wohl jederman - der/die in irgend einer Form mit Email zu tun hat - kennt die Klagelieder über die üble "EMail-Flut", "Mail Terror" oder "die überfüllte Mailbox".
Tatsächlich nimmt die Email Flut tagtäglich zu (Studien?) und man einem wird wohl elend wenn man die Zahlen in die Zukunft hochrechnet.
Aber ist es wirklich so schlimm?
Sicherlich ja. Zum Teil wenigstens.
Aber sind wir hilflos ausgeliefert?
Zum Teil. Ja. Aber nicht voll und ganz.