Das Mysterium der "2-x-Regel"

Immer mal wieder kommt es vor, dass von einer Effizienz-"Regel" mit einer "2" drin die Rede ist. Mal sinds 2 Sekunden, mal 2 Minuten.

Allen Gerüchten gemeinsam ist meist leider, dass die "Regel" nur unvollständig, so wie sie einem gerade passt, umgesetzt wird.

Verschiedene Experten und Quellen (u.a. David Allen "Getting Things Done" aka "GTD") raten einem die "Aktionen" - d.h. "was mach ich mit dem Mail" - in einige wenige, klar definierte Gruppen zu unterteilen.

Einer der ersten Schritte: kann ich das Mail innerhalb von x-Zeit erledigen?

Und hier kommt auch der 2-er Betrag oft ins Spiel. Bei GTD ist es "kann ich das Mail innert 2 Minuten erledigen". Manchmal findet man auch Tips dass "innert 2 Sekunden entschieden werden soll was mit dem Mail gemacht wird".

Alles in allem aus meiner Erfahrung: die genaue Zeit-Dauer ist unwichtig (und variiert von Person zu Person).

Das WICHTIGE: Mail anschauen, entscheiden was zu tun ist, ausführen.

Spannend auch das "ausführen": hierbei gehts nicth um "löschen" oder "beantworten" alleine, sondern vielmehr:

- kann ichs innert kuerzester Zeit erledigen (Empfehlung: 2 Minuten)?

- braucht es

Nach dem Senden – Markieren

Wenn man eine „Anfrage“ per E-Mail schickt, wäre es auch wichtig, dass man als Absender weiss, ob die Anfrage noch pendent ist oder nicht.

Für das „E-Mail Management“ gibt es wiederum unzählige Tipps, Tricks und Methoden.

Eine ganz einfache in Outlook 2003:

-          unmittelbar nach Versand des E-Mails in den Ordner „Gesendete Objekte“ gehen

-          E-Mail zur „Nachverfolgung“ markieren (eines von sechs farbigen Fähnchen)

-          Die Ansicht nach „Nachverfolgung“ sortieren, sodass die gekennzeichneten E-Mails zuoberst sind

-          Von Zeit zu Zeit den Ordner auf Pendenzen kontrollieren

 

Kann gut sein, dass man zwischendurch überraschende Kommentare zu hören bekommt wie „Ich war überrascht, wie du immer wusstest, was gerade noch für E-Mails pendent sind, wie hast du das gemacht?“. Eine gute Gelegenheit um ein paar passende Ideen zu verbreiten, oder?

Im Inhalt – Strukturieren

Monolithische Textblöcke sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Auch wenn ein E-Mail dadurch in die Länge gezogen wird, schadet zwischendurch ein Absatz kaum.

Das Wichtigste im E-Mail ist ohnehin im Betreff und gleich am Anfang geschrieben, gefragt oder darauf hingewiesen worden, oder nicht?

Übrigens auch ganz praktisch: in einem gut strukturierten E-Mail kann man Antworten effizient direkt im Zitierten E-Mail formulieren. Dabei bitte nicht vergessen, diese Kommentare deutlich erkennbar zu markieren (z. B. mit Visum, Zeichenfolge, Farbe o. ä.).

Vor dem Senden – Kontrolle

Je sensibler / wichtiger ein E-Mail ist, resp. den Eindruck, welcher es hinterlässt, umso mehr Zeit sollte man in die Kontrolle resp. die Überarbeitung investieren. E-Mails basieren auf Text und haben dadurch ein unübersehbares Defizit gegenüber einem direkten Gespräch oder auch einem per Telefon. Missverständnisse können sehr schnell und vor allem einseitig entstehen.

Im Zweifelsfall besser kurz fassen und möglichst viele (emotionale) Füllwörter weglassen. Natürlich immer im Rahmen, denn in 99% der Fälle geht es nicht um einen Pulitzer-Preis.

Im Inhalt - Mit Zusammenfassung beginne

Wenn es ein etwas ausführlicheres E-Mail wird, hilft es manchmal als Einleitung eine stichwortartige Zusammenfassung mit den wichtigsten Infos zu machen.

Vielleicht etwas ungewohnt und auf den ersten Blick „unhöflich“ aber die Aufmerksamkeit der Leser ist bei E-Mails in den ersten paar Zeilen noch am Grössten. Anstelle eines „Abstracts“ haben sich auch „Teaser“ oder „Schlagzeilen“ Kommentare“ als Einleitung bewährt.

Im Inhalt - Fragen kennzeichnen

Das Ergebnis des E-Mailverkehrs soll eine Antwort sein? Dann ist es wichtig, die Frage auch deutlich zu stellen. Zum Beispiel indem man sie möglichst einfach auf einer eigenen Zeile formuliert und markiert, idealerweise auch so früh im E-Mail wie möglich:

„? : Seit wann ist dieser PAR auf dem ERNInet (Termin auf die Woche genau reicht)?“

Im Inhalt - Information an die Empfänger zuerst

Wenn das E-Mail an mehrere Empfänger geht, am besten gleich zu Beginn auf den ersten ein/zwei Zeilen des E-Mailtextes (noch vor der Begrüssung) kurz jeden Empfänger darüber informieren, weshalb man das E-Mail erhält. Vor allem CC-Empfänger lesen – wenn überhaupt – oft nur die ersten paar Zeilen des E-Mails bevor sie sich entscheiden, was sie damit machen.

Beispiele: „CC alle: nur zu eurer Information“ oder „An xyz: bitte Antwort bis morgen Abend 19h00“